提升企业档案管理工作实际效能和方法策略

赵磊

对于企业而言，档案管理是企业经营活动中的重要管理内容。可以对企业在历年发展过程中的各项业务记录数据等进行归档，为后续企业决策提供相关的依据。而随着我国社会生活的进步，信息技术逐渐应用到企业的方方面面，为企业提供动力以及革新的契机。企业档案本身蕴含着很多的企业发展资料和企业信息，因此企业就要重视档案的收集和管理，进而促使企业能够有效提升管理效能。当下很多企业在档案管理方面，现状不容乐观，不仅没有加强企业档案管理的认知，也没有设置专门的档案管理人员，更别提企业档案管理的创新手段了。因此，企业要面对档案管理的全新格局，加速如今的数据化管理和信息化建设。因此，笔者将依据新时期的档案管理特点和需求，提出企業档案管理的全新策略，提升企业档案管理的实际效果。

一、企业档案管理工作的时间价值

企业档案管理具有极为重要的现实意义，在这项工作中包含着企业信息档案的归档与管理活动。档案管理在我国有直接的档案馆和档案室，对各类信息进行归档管理，并提供服务。这也是国家档案事业的一部分。档案管理工作对于企业而言尤为重要，它主要是对企业机密性政策性以及相关内容的记录。档案管理工作具备严格的技术体系和专业性。企业可以在严谨操作的基础上制定岗位技术流程，设立专门的档案管理工作人员，开展系统的企业档案工作。同时还要注重管理技术的提升，进行档案工作的信息化建设，有效面对这一进程中企业档案管理工作的全新挑战。

档案工作有一定的特殊性和重要性，为企业管理者实施管理制定战略决策，具有重要作用，提供相关的决策依据，虽然档案管理工作是一项基础性的工作，但也是企业管理过程中的一部分。从另一种角度上说，企业的档案管理不仅是一项事务性工作，同时也是企业内部管理水平的体现，决定了企业的管理技术革新能力。另外，企业档案管理工作也能发挥有效地保障作用，主要包括机关工作的考察凭据，利于企业内部管理绩效考核，另外就是企业进行生产建设的重要指标，历年的生产数据，为接下来的生产活动作出指导，也能够提供经验教训。还有就是对企业管理工作的支持度。

总之，在企业的档案管理过程中，具有非常重要的意义所在，做好企业档案管理工作，能够为企业挖掘丰富的信息资料，为企业在生产活动以及各项管理过程中提供有效的依据；
企业的档案资料也是企业发展中的重要信息留存方式，进而针对整体的文书档案，人事档案进行有效地统筹和管理。在档案所记录的内容当中，包含各项大量的对企业发展有用的信息，能够为企业长久发展提供数据保障，企业必须有效留存重要这些信息资料，活化为后续发展提供建设性指导意见。

二、企业档案管理工作中存在的问题

1.企业人员档案管理意识不足。首先在企业档案管理工作中，最大的问题就是企业内部缺乏科学的管理体系，以及整体的科学认知能力。企业必须结合有效的管理流程，提升档案管理人员的科学操作和管理意识，进而充分了解企业档案管理工作的重要性，提升整体的管理责任态度，进而改善企业档案管理工作的水平和现状。因此，企业档案管理过程中要建立有效的统筹和规划，企业各项管理人员、基层员工都要对企业档案管理工作有所认识，但传统企业中很少有企业能够真正将档案管理工作普及到各个基层各个员工。这也就导致了企业各项管理人员及员工对档案管理工作的认识和理解存在很多误区，知之甚少。还有部分企业虽然具备基本的探究和实践过程，但是整体还缺少档案管理工作的操作能力和有效技能，认为就是简单的将文本档案进行归档处理即可。对于档案管理工作的建设，也没有有效把握更不会去重点管理企业档案管理人员，对其进行专业培训，他们的意识较贫乏。对企业管理档案的要求，仅限于最基本的档案归档工作，对后续档案的相关处理工作基本毫无头绪，甚至并没有将档案利用起来，为后续的企业发展活动提供决策依据。

2.企业档案管理人员素质有待提高。企业档案管理过程中存在的问题就是档案管理人员的素质问题，一般企业档案管理人员在档案管理的过程中要有一定的专业知识和理论作为基础，才能够提升整体档案管理工作的效果，实现全新的规范化科学化管理局面。当下很多企业档案管理工作的操作进程中，都是由普通的员工进行操作，并没有招录专门的工作人员进行专业档案管理，他们不具备档案管理的常识以及专业能力，整体综合素质有待提高。因此，在企业档案管理工作中就出现了档案管理工作不到位，档案管理缺乏实效规范性，对企业工作没有产生实际的帮助等现象。有些管理者在企业的管理过程中，甚至随便挑选一名员工对企业的各类信息档案进行归类，存储由于员工对于档案信息管理的技能不足，往往会导致企业档案管理过程中出现各种纰漏，甚至损害企业的档案内容，或者将档案内容泄露给同行竞争对手等，这种现象屡见不鲜，如果还没有将企业档案管理重视起来，没有将管理人员的专业技能作为管理工作的重要一环，那么将为企业埋下很多隐患。这些隐患都将影响企业后续的管理工作，且局限企业的长期发展，甚至有害企业的利益。

3.企业档案管理缺少有效的分类。企业档案管理工作过程中，还要具备有效的分类和统筹规划能力。但是如今很多企业档案管理的分类结构还存在着一些实际问题，缺乏专业的分类统筹能力。同时，档案管理人员对技术内容并不了解，因此在档案分类编研工作上仍然存在很多问题。在企业档案门类方面可能不够完善，无法涵盖企业所有信息内容，档案结构不够合理，档案的信息质量也不够过关，这些现象都严重影响了企业在档案管理过程中的编研和整理工作。而且也对企业信息管理工作提出更大的难点，相当于企业的档案管理工作根本没有发挥出实效，也无法为企业的管理工作提供决策支持，甚至可能会由于企业档案分类结构缺乏科学的判断依据，出现档案管理中的混乱局面。而且如果企业没办法对档案管理分类作出合理的规划，可能还会影响企业信息研究的时效性及推广性，让企业在档案管理过程中无法发挥出实效，也无法利用档案管理的内容为企业决策作出依据，从而有效地开展企业常规发展活动。

4.企业档案管理整体效率不高。企业档案管理利用率低下，也是一个重要的问题，企业要结合档案进行数据的提取，是企业档案管理的目的之一。而当下很多企业将档案管理视为流程化，工作甚至并没有设档案管理部门，这就使得企业很多历史发展资料以及保密性数据难以进行统筹规划，为企业后续战略服务计划的制定作出相关依据。而且这种情况也使得企业档案信息的编研成果有效性降低，被利用的可能性也减弱，对企业各种信息和载体的文件归档都难以实现，高效性档案管理措施难以发挥实效。使得企业很多档案最终出现丢档、错档、乱档等各种问题。也会缩短企业档案寿命，难以发挥企业自身的档案管理价值。

三、提升企业档案管理工作的手段和策略

1.加大企业档案管理的整体统筹效果。在企业管理过程中必须具备较好的系统调和统筹能力，才能提高企业档案管理工作的整体效果，实现较为科学的档案管理局面，将档案收集工作作为档案管理的第一环，努力做好档案的接收工作，以及对档案完整度的查验工作，还有档案的利用价值和质量等方面的筛查工作，这一系列工作都是企业档案管理收集工作中的重要内容。同时，随着企业的不断发展，各种各样的企业档案载体都逐渐产生，除了文本类档案还会出现视频类档案，还有电子档案等，这些都是企业档案管理的范围之内，要加强档案的管理和收集工作，畅通收集渠道，并且将有价值的档案信息全部归档。同时在企业档案管理收集的过程中，还要注意将档案分类进行合理化，尽量对企业的各式各样档案分门别类便于后续查看，也便于所有信息归档，避免信息泄露，避免信息丢失等。企业信息档案分类结构合理，才能够让企业档案编研显出成果，从而对企业后续的发展建设工作做出可行的建议和数据指导。另外还要提升企业管理人员在管理工作中的重要性，让企业管理工作人员在档案收集的过程中高度重视档案收集工作，完善档案管理和整合的实施策略，创新档案边缘理念为档案收集工作做好各项准备，提高档案收集时效。

2.建立企业档案管理工作的实施细则和制度。企业档案管理工作中，还需要结合实际需求建立完善的档案管理制度，在档案制度建设的过程中实施有序管理，并且能够为企业的项目实施作出依据，确保档案资料完整准确。众所周知，有章可循才是企业管理工作的重点，关键企业档案管理也是管理工作中的一环，一样需要完善的管理制度，成文的管理要求才能让管理工作人员有章可循。另外再对企业的档案进行收集之后，还要将档案的归档和移交工作做好。一般来讲企业的档案将会移交给企业的档案室统一管理，对于日常的档案借阅利用，以及存档都要有严格的规章制度，并不是每一个人都可以直接借阅，即使借阅之后也要定期归还，企业还要定期对档案内容进行盘点，对于丢档的内容及时巡回，形成完善的档案管理机制。而且企业在制定档案管理规章制度的时候，也要充分结合企业自身的管理现状以及管理章程，避免在企业档案管理过程中与其他管理制度相冲突，建立出纵横交织的档案管理体系，协调企业内部各项管理活动。另外企业档案管理还要做到脑勤手勤和腿勤。不仅要对档案资料做好收集，还要将音像资料，实物资料以及电子文件等珍贵的企业活动素材进行归档，收整完齐，从而为后续的工作做好准备。这种资料的收集可以为企业提供可靠的档案信息资源，不仅对于企业后续的宣传和生产活动有所帮助，还能够充分保证企业档案的完整性。

3.营造企业档案管理文化氛围加强意识。在企业档案管理过程中，还要充分注重对企业档案管理工作人员管理意识的加强，而且也要在企业过程中实行全员档案管理，做好档案管理宣传工作，并且在企业中营造一种档案管理的文化氛围，让文化深入到企业的管理中，从而让企业各层员工及管理人员从内心深处认识到企业档案管理的重要性。众所周知，文化对于一个企业发展而言具有重要的影响作用，企业可以通过对企业内部档案管理文化氛围的营造，使得企业内部每一个员工深刻认知到档案工作的必要性，对公司档案管理工作作出配合，并且将可靠的资料交于公司档案管理部门存档，让档案管理工作能够在全公司有效开展起来，同时公司各层管理人员也要对档案管理工作作出指导，档案管理专业人员要认真负责确保档案的完整性，并且让档案管理工作能够不断创新，提高工作效率。最重要的就是企业档案管理工作人员在收集档案信息的过程中也要注重对企业档案的信息真实性作出筛选辨别，坚决将虚假的业务信息资源收入到企业的档案库中。求真务实，明辨是非，才能真正将企业的档案管理工作做到实处。

4.做好企业档案管理信息化建设工作。随着信息化的不断进步，企业在进行档案管理过程中，也要逐渐完善信息化建设工作，将档案管理与企业的信息化同步，让企业的信息网络能够在各个档案管理子系统中发挥功效。从档案的建设标准和业务规范上面进行统一。从信息获取加工处理以及各项****方面统一到子系统的数据库中进行操作，而各种信息的格式也要有所规定，规范纳入企业统一的信息管理要求中去，切实保证企业各项档案内容能够有效的归结到企业的电子信息系统中。同时还要建立以档案管理部门为主的核心管理信息系统。由档案管理部门进行监督，各个企业部门可以上传各项档案资料，当然档案资料的上传标准也要进行规范上传，内容也要有所限制，并不是所有的信息资源都能列入公司的档案管理中无效的信息可以直接剔除。最后还要建立以信息开发利用为重点的档案管理监督机制，在企业信息系统档案管理运行过程中，档案管理部门应该对企业的各项信息做好监督管理工作，对适宜公开的企业档案资料可以共享，而保密性质的企业档案资料则要限制使用，所有需要调用企业保密性资料的部门，都要提前作出申请并且给出合理的使用原因，不断深化企业档案信息化管理的步伐。而且，企业在档案管理信息化建设过程中也必须不断更新理念，持续创新档案信息化管理方式方法，并且对企业档案信息化的有效性加以提升，让企业档案管理工作真正落到实效。

5.创新工作思路理念，提高利用频次。在企业档案管理过程中要不断创新工作理念，并且提高檔案的使用率，这样才能让企业的档案管理工作真正发挥其应有的效果。企业的拓展服务功能是企业档案工作发展的重要因素，因此企业管理工作人员要充分认识到档案管理工作的重要性。企业档案管理人员也要不断创新理念、解放思想、突破局限，档案管理工作并不是仅收资料、存资料这种简单的工作，而应该突破自我封闭，更换思想。坚持将企业的档案管理工作创新并加以有效改进，逐渐优化档案管理实效。企业档案管理工作需要以公司的核心业务、营收为最基本目标，做好各项档案信息归档工作，并且跟随时代发展趋势，将当下各项企业档案管理技能和科学的方法吸收并加以利用，拓展到企业自身的档案管理工作中来。同时企业档案管理工作人员也要处理好企业档案保密性的工作，对于保密性较强的文件一定要严格存档并且调取规范。在企业管理过程中，一定不能仅仅死守传统的档案管理理念，要逐渐走上信息化的道路，不断创新、不断进步，利用当代信息技术对档案管理加以研究，逐渐优化企业内部档案管理的方法，制定出适合本公司的档案管理规范。档案管理工作人员也不能仅仅将档案收回来存档就完成了任务，而是应该对其加以利用，在各项工作中能够有效服务。将档案编研工作做到极致，从而提高整个公司档案管理的效率以及利用率。

四、结语

在企业各项管理活动中，档案管理就是企业各项信息资源的重要管理工作。企业工作人员必须将档案管理工作落到实处，对企业档案管理过程中的各种问题加以改进，提升企业档案管理人员专业素质，对档案管理的分类结构科学规划，提高档案管理利用效率，制定企业档案管理工作制度，让档案管理工作人员有章可循，为企业可持续发展作出应有的贡献。

（作者单位：中央储备粮高台直属库有限公司）

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